仕事でノートを使うことによって
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仕事上でノートを使う、使わないは業種によっても変わってくると思いますが、やはりどんな仕事でも初めの方は仕事のやり方をノートにメモしたり、できるビジネスマンなんかは都度ノートにまとめています。そこでわかりやすい綺麗なノートを作ることによって仕事の効率が上がったり、成績に影響したりします。つまりシンプルにわかりやすいノートを作ることは仕事上でとても役立つことなのです。
仕事上でのノート術その１：新入社員
新入社員の人はこうメモを取りましょう
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新入社員の方は、毎日の仕事がいわゆる勉強です。上司から聞くことや、毎日の作業がすべて今後必要な経験となっています。紙や文章などで残るものはいいですが、上司も自分の仕事をしながら教える時間を作ってくれているので口頭で教わることが多いです。そんな時、一度教えてくれたことと同じことを忘れたなんかで聞くのはとても失礼ですし、いつまでも成長はしません。私自身もよく新入社員の頃は、同じことを何度も聞いて怒られていました。今のゆとり社員の典型です。なのでまずは持ち運びができる小さなメモとボールペンを常に身に着けておきましょう。そして家に帰った時などにそのメモの内容をノートに書き写します。
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書き写すのもメモの通りの順番で書き写しては意味がありません。そこでノート術です。仕事のメモの内容を仕事のカテゴリごとにページを分けて書きましょう。例えば一日のタイムスケジュールで1ページ。その中でこの業務のやり方、大事なことで1ページといったようにページで業務のカテゴリを分けて書いていきましょう。そうすることで見返すときもすぐに見つけやすく早く対応することが出来るのでおすすめです。
仕事上でのノート術その2：ToDoリストの作成
ToDoリストの作成
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やはりよくビジネス上でよく言われる効率のあげ方はToDoリストの作成です。まずは自分がやらなければいけないことを紙などに書いていきましょう。この手順を行うことで自分が何をするべきなのかというのが見えてきます。ノートには毎日の業務とタイトルをつけるなどして、1日のタイムスケジュールの横に書いていくと時間帯でやるべきことがわかりやすくなるのでおすすめです。
仕事上でのノート術その3：会議中のメモからToDoリストへ
会議中のメモからToDoリストへ
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打ち合わせや会議の時には、皆さん必ずと言っていいほどメモは取ってるでしょう。ただ話していることをただメモを取るのは学生までです。できるビジネスマンは会議や打ち合わせ中に自分がやっていかなくてはいけないことや必要なことを都度、ノートに記入しています。そしてその記入したものにマーカーなど線を引いておくことで、パッと見てすぐわかるノートになっているのです。他の文とは違うように、色を付けたりなどして少し派手目にしておくことで会議中に自分がやらなくてはいけないことがまとまるので、とてもおすすめです。
仕事上でのノート術その4：仕事の優先順位をつける
仕事の優先順位をつける
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上記2つの章でToDoリストの作成の術を紹介しました。そこでさらにできるビジネスマンになるために作ったToDoリストに優先順位を付けます。その際にも、すぐにでもやるものは赤、2番目にやることは青、空いた時間でやることは黄色など。優先順位に合わせて色を決め、使い分けていくことでやることを放置せず、わかりやすいノートが作れるわけです。結局、ToDoリストを作ったはいいけど、なにからやればいいかわからないや、やり残しをなくすことができるのでとてもおすすめな方法です。
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仕事上でのノート術その5：打ち合わせ中に使える
打ち合わせ中に使える
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例えば、打ち合わせなどでも聞くことや、話しておかなければいけないことをあらかじめメモに書いておくというのは、皆さんやっていることだと思いますが、その答えをまた違うページに書いたりすることはないですか？皆さんがそうだとは思うのですが、ここで仕事術です。ノートのページを真ん中半分で一直線に線を引き、2分割します。そして2分割した左側に質問や、話しておくことを書き、右側にその答えを書いて1ページにまとめるだけですぐにわかりやすいノートが出来るわけです。また左側にインプット、右側にヒヤリング内容を書くなど左右の空間を関連付けて書くことで分かりやすいノートになります。これで聞き忘れや確認事項をなくすことができるのでとてもおすすめな方法です。
仕事上でのノート術その6：見開きでノートを使い、頭の整理
見開きでノートを使い、頭の整理
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例えば会議などで自分の意見や考えをまとめるとき、箇条書きで書く方が多いかとは思いますが、そんなときはノートをけちけちせず、見開きでノート一杯に書いてみましょう。自分の意見や考え方を左側に書き、矢印で引っ張り、それに対しての問題や結論をまとめることでそのページをみればわかりやすいものなるのでビジネスマンにはとてもおすすめな頭の整理の仕方です。考えや思い付きがでたりなど、頭の中がいっぱいになった時にも是非この方法を試してみてください。
仕事上でのノート術その7：写す時間の短縮
写す時間の短縮
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これまでのToDoリストや仕事のやり方を書いたページにさらにわかりやすくするためには、写真や図を挿入することです。ただ学生ではないので、イラストを描いている時間なんてないとは思いますし、効率も悪いと思います。そんな時は、資料のイラストなどをそのままコピーしたりしてノートに貼ってしまいましょう。時間の短縮となり、仕事の効率も上がり、資料のイラストと一緒のノートもまとまるので多忙なビジネスマンにはおすすめな方法です。
仕事上でのノート術その8：表紙にナンバリング 編集
表紙にナンバリング
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ノートで記入をしていくとやはり終わりはきてしまいます。そして何冊もノートを書いていき、ノートの数が増えるなんてことはよくある話です。書いて終わりのノートであれば作る必要がありませんが、何度も振り返りとして見直すときには、やはりすぐに見返せるようにしておくべきです。そこでノートの表紙に使用していた期間とノートのおおまかな内容を書いておきます。そしてナンバリングをしておくことで必要な時に必要な情報にすぐにたどり着くことが出来ます。
まとめ
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始めにお話ししたように、自分が仕事の初めから行っている業務はすべて自分の大切な経験となり、自分の資産となります。それをわかりやすいノートにしっかりとまとめ、いつでも引き出せるようにしておけば必ず仕事の効率は上がるはずです。今の時代、新しいものがどんどん生まれてはいますが、先人の知恵というように過去のシステムや情報から新しいものを作っていってます。それはあなたのノートも同じです。いつでも自分の経験を引き出せるようにまとめておけば必ずビジネスは加速していきますので、めんどくさがらずまとめてみてください。
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いかがでしたでしょうか。今回紹介した仕事術は、自分が実際に行っていることや、ネット上で紹介され散る方法、本当に仕事ができる人からの経験をもとにまとめているのでどれもおすすめです。ノートもただまとめるだけでなく今回紹介した術を織り込むことで、効率があがったりします。出来るビジネスマンはノートにもしっかりとこだわっているのです。是非、仕事上でノートを使う方は実践してみてください。まとめるだけでも頭がすっきりしたり、リフレッシュすることもありますので。その際にこの記事が役に立てればとても幸いです。
