FAXを送信するマナーを身に着けよう！
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FAXを使用する機会は昔に比べると減ったというのが、今の現状です。しかし、クライアントによってはFAXでのやりとりを基本としているところも多いです。そのため、メールのやり取りしか経験が無いという人も最低限のマナーくらいは身に着けるようにしましょう。
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FAXの送信は、メールの送信とはまた違う感覚なので返信をする時や送る時間帯も気を付けておくべきこともあります。今後クライアントとFAXでやり取りする時も、スムーズに行うにはどうすればいいかこの機会に知っておきましょう。
FAXを送信するマナー①：送信する前に相手に連絡を入れる
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まずは、基本的にFAXを送信する時に一度送信先に連絡を入れるのがマナーです。クライアントによって、連絡は電話でという場合やメールでという場合があります。連絡しなくていいという場合もあるので、分かりやすくメモしておくといいでしょう。
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当然、連絡が必要なクライアントにFAXを送付する場合は時間帯を考えながら送付するようにしましょう。FAXを送ろうと思ったけれどクライアントと連絡がつかないという時間帯は、マナーとして送付は避けましょう。
FAXを送信するマナー②：可能であれば到着確認の連絡も入れる
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より丁寧な対応を心がけたい場合は送信後にも連絡を行いましょう。到着確認をすることで、実は届いていなかったというトラブルも予防することができます。何度かクライアントとやり取りをしていると、次からは到着確認はメールを1通送ってもらえればいいという指示があることもあります。
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その場合は、速やかにFAXの到着確認はメールに切り替えましょう。大きなクライアントの場合は、部署によってFAX番号も異なります。事前にどのFAX番号に送ればいいか確認しておくといいでしょう。
FAXの送付状を手書きする時のマナーは？
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ここからは、FAXの送付状の手書きをする場合のマナーを紹介します。返信方法の注意点も含めて、しっかりと確認するようにしましょう。
FAXの送付状を手書きする時のマナー①：返信する時は書類を十分チェックする
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FAXの送付状やFAX送信でのやりとりに慣れていない場合は、面倒ですがその都度、書類のチェックをしましょう。また、以下では、相手から送られてきた書類をこちらがチェックしてから返信する場合に起こりがちなミスを紹介します。
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返信や書類チェックばかりに気を取られ過ぎたり、焦ってしまったりして、送付状の取引先のFAX番号の間違えをするというミスがよくあります。違う取引先にFAXが届いてしまうと問題になります。
送付状を手書きで作成する時は、フォーマットを予め印刷して必要事項を記入するのみの状態にするとミスは減ります。FAX番号はメールのやり取りがあれば署名を参考にするといいでしょう。また、すでに先方からFAXをもらっている場合はそのFAX番号に送るべきか先方に確認して行動しましょう。
FAXの送付状を手書きする時のマナー②：必要項目に漏れがないよう気を配る
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手書きでFAX送信状を作成する時は、必要事項に漏れが無いか確認しましょう。フォーマットに記入するだけの場合は、それほど心配はありません。しかし、手書きの場合は送信先や送信元はもちろんですが日時や内容、注意事項が漏れていないか確認しましょう。
不備が無いようにFAX送信前はチェックしておこう
いかがでしたでしょうか？FAXを送信する場合は、基本的な流れを押さえてから実践に入るようにしましょう。また、相手の営業時間なども考えて時間帯に注意しながらFAXは送るようにしましょう。そうすることで、取引先からも好印象を得ることができる可能性も高くなります。手書きでFAX送信状を書くことにあまり慣れていない場合は、上司などにチェックしてもらうのもいいでしょう。
