【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】結婚式キャンセルはいつまでにする？料金や注意点は？
やむを得ず結婚式をキャンセルしたいという場合、どうやって、いつまでに申し込むのかよく分からないですよね。また、招待したゲストへも速やかに連絡しなければなりません。慣れていないことなので焦ってしまうと思いますが、慌てず誠実に対処することが重要です。
今回は、結婚式主催者向けに結婚式キャンセルの方法を紹介します。いつまでならキャンセル料金がかからないのか、また料金がかかるならいくらぐらいなのか…など気になるお金の点や、ゲストに連絡するときのマナーなどをまとめました。
単に式をキャンセルだけではなく、衣装や引き出物のキャンセルなども必要になるので煩雑な手続きになることもあります。結婚式のために予定を開けてくれたゲストの方に誠実な気持ちを届けることも大事ですね。結婚式をキャンセルする理由はさまざまですが、どんな理由であれ、しっかりとキャンセル手続きを行いましょう。
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【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】どんな理由で結婚式をキャンセルすることが多い？
結婚式をキャンセルする理由はさまざまですが、病気や親族の不幸など、どうしても避けられない事柄が最も多くなっています。その他には、ふたりの関係が悪くなった、両親との仲が上手くいかない、などの人間関係のトラブルが次いで多いようです。
キャンセルと言っても、中止ではなく延期にすることもできます。キャンセルにしなけらばならない理由によっては、中止ではなく延期の方が適切なこともあるので、よく考慮しましょう。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】いつまでならOK？式場のキャンセル料金や注意点①：結婚式場のキャンセル料金とは？
結婚式場のキャンセル料金とは、「式がキャンセルされたことによって式場が受ける損害を賠償するためのお金」だと言うことができます。分かりやすいところでは、ホテルやツアー旅行のキャンセル料金などと同じですね。
キャンセルが早ければ料金がかからないこともありますが、基本的に結婚式を中止するにはキャンセル料がかかることが多く、式の何日前かによって料金が変わってきます。結婚式を予約したときに契約書を交わしていると思いますが、まずは契約書をしっかりと確認しましょう。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】いつまでならOK？式場のキャンセル料金や注意点②：キャンセル料無料の仮予約とは？
キャンセル料金がかかるのは、結婚式の「本予約」です。式場を見学しているとよく耳にする「仮予約」では基本的にキャンセル料金がかかりません。仮予約とは、仮に式場を予約しておいて、他にも良い式場がないかじっくり検討するためのシステムです。仮予約では1週間～10日ほど式場を押さえておくことができます。
仮予約ではキャンセルが考慮されていて、実際に約4割のカップルが仮予約をキャンセルすると言われています。本予約に比べ、断りやすいので気軽に申しこめるのがメリットです。とはいえ、唐突な結婚式のキャンセルが必要な方は本予約をしていることが多いので、基本的にキャンセル料がかかると思った方が良いでしょう。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】いつまでならOK？式場のキャンセル料金や注意点③：キャンセル料金の相場は？
結婚式の本予約をするときには、契約書を交わし、内金を支払います。内金は式場により金額が異なりますが、約5～10万が相場と言われています。キャンセルの申し込みが早く、式を挙げる日から遠いほどキャンセル料金が低くなりますが、式から5ヶ月前くらいだと内金からキャンセル料金が引かれることが多いようです。
結婚式の5～3ヶ月前になると、式の見積金額の○○％という形でキャンセル料金がかかってきます。つまり、結婚式にかかる見積費用が高いほどキャンセル料金も高くなるということですね。5～3ヶ月前で見積金額の20％ほど、1ヶ月～10日前になると、見積金額の40％～50％もの高額のキャンセル料金がかかります。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】いつまでならOK？式場のキャンセル料金や注意点④：挙式以外のキャンセル料金
結婚式式自体のキャンセル料金だけではなく、その他にもキャンセル料金がかかる場合があります。例えば、ウエディングドレスやタキシードのレンタルを手配していた場合、キャンセル料金が発生するでしょう。また、レンタルではなく、衣装を購入していた場合は返品も難しいケースが多いです。
引き出物の食器にふたりの名前を入れたりすることもありますが、そういった特注品も返品ができません。ただし、引き出物にカタログギフトを選んでいた場合は、キャンセル可能でキャンセル料金もかからないことがあります。
手配したアイテムによってキャンセル料金が異なったり、また、返品不可のアイテムもあるので、それぞれの発注先などに直接確認をとりましょう。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】なるべく迅速に！ゲストへの連絡方法と注意点①：必ず封書で連絡を
急いでいるからといって、メールやチャットでゲストに結婚式中止の連絡をするのは厳禁です。郵送でも、はがきは内容を誰もが見ることができるのでNGです。ゲストへの結婚式キャンセルの連絡は、お詫び状を作成して封書で送るのがマナーとされています。
詫び状の内容は、誠実かつ簡潔にまとめるようにしましょう。親族が亡くなった場合は、いつ誰が亡くなったかを簡潔に記述します。破局などで事情を公にするのが難しいときは、「やむなき事情」とにごすのが適切です。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】なるべく迅速に！ゲストへの連絡方法と注意点②：親族には電話か直接会って詫びを
スピーチや余興を頼んだ方や親族など、関係の深い方には菓子折りを持参し、直接会ってお詫びをするのが最適です。または、電話で丁寧に詫びを入れ、本当は直接会って詫びを入れたいという気持ちを伝えましょう。
相手側の両親や親族には直接会って詫びを入れますが、このときに親と一緒に行くのがマナーとされています。突然の訪問は避け、事前に電話でお伺いを立てた方が良いでしょう。結婚式がキャンセルになった理由にもよりますが、基本的には親と一緒に訪問した方が誠意が伝わりやすいです。
【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】なるべく迅速に！ゲストへの連絡方法と注意点③：結婚祝いへの対応
ご祝儀や贈呈品を事前に貰っているというケースも多いでしょう。この場合、お返しをするのはもちろんですが、ご祝儀を貰っていた場合は、そのまま現金で返してしまってはいけません。ご祝儀の金額に少し上乗せした額の現金を用意し、ギフトと詫び状を添えて送るようにしましょう。
あるいは、現金ではなく商品券を送るのも良いでしょう。贈呈品を貰っていた場合も同じように、贈呈品に相当する金額に上乗せした額の商品券を用意し、詫び状を添えて送ります。
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【主催者向け結婚式キャンセルの方法とマナー】キャンセルになっても慌てず誠実に対処しよう
時間をかけて計画していた結婚式がキャンセルになると、気が落ち込んでしまいますよね。しかし、キャンセルが決まったらなるべく早く式場に連絡し、ゲストの方にもお詫びをしなくてはなりません。結婚式には多くの方が関わるので、キャンセルになるとたくさんの人や場所に迷惑がかかってしまいます。
キャンセルの手続きは式を取りやめるだけではなく、他にもさまざまな手続きがあります。大きな額のお金も関わってくるので動揺しがちですが、慌てずにひとつひとつ対処しましょう。
