上司へのメールの書き方や例文は!?お礼や報告などシチュエーション別にご紹介！

上司へのメールは何かと大変

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上司へメールはどうすれば良いのだろうかと心配になりませんか。ビジネス上でのメールには、いくつかのルールやマナーがあり、それを抑えておくだけで自信をもってメールを送ることが出来ます。それでは、上司にメールを送るときの適切なマナーや、状況に合わせた書き方を、例文を交えて紹介していきます。

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上司にメールを送るときのポイント～直接伝えるorメールで伝えるの判断～

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メールは、会わずに必要事項だけを伝えることが出来ます。ただ、文章でまとめるのが難しい場合や緊急で時間がないときは、メールで簡単に説明し、直接対面や電話をする方が良い場合もあります。上司にメールを送る際は、伝えたい内容がメールだけで問題ないのかを判断しなければなりません。重要なことをメールで送ったときは、タイミングを見計らって、メールを確認したか口頭で確認するのも良いでしょう。

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上司にメールを送るときのポイント～件名で重要度を明らかにする～

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件名に簡潔に用件を入れるとメールを後ほど確認するときも分かりやすくて良いでしょう。件名だけで用件が何なのか分かると、あとでメールをズラッと見る時に見つけやすいのです。さらに、件名に重要度が分かるような書き方をすると、上司の目に留まりやすく、他のメールに埋もれてしまう可能性が低くなるでしょう。【】を活用して目に付きやすいようにするのもおすすめです。

例

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【重要】A社打ち合わせ日時変更

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【ご報告】Bプロジェクトの進捗状況について

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上司にメールを送るときのポイント～内容は分かりやすくシンプルに～

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上司へのメールに限らず、ビジネスでのメールは、簡潔に分かりやすくまとめることが大切です。書き出しに結論を持ってきたり、要件を箇条書きにしたり、見る側にとって短時間で伝わる文章にすることを心がけましょう。メールを書くときにおすすめの構成がPREP法です。PREP法は、読み手がすぐに理解できるようにするために、結論・要点を先に書き、次に、その理由や具体例を書き、最後にまた結論・要点を持ってくる構成です。シンプルにまとまり、理解しやすい文章になると言われています。

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上司にメールを送るときのポイント～正しい敬語を用いる～

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上司に送るメールは敬語の使い方も重要になってきます。適切な敬語は、上司だけでなく取引先の相手やお客様に対応する際にも必要とされます。今回は、メールでよく使用する間違えやすい敬語を紹介します。

間違えやすい敬語

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ご苦労さまです→お疲れ様です

すみません→申し訳ありません

了解しました→承知しました、かしこまりました

以上の3つは非常に間違えやすいです。注意して敬語を使うようにしてください。

上司にメールを送るときのポイント～返信は素早く正確に～

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上司からのメールは、素早く返信することが鉄則です。メールの返信が早い部下は仕事ができると考えている上司は少なくありません。だからといって、すぐに返信をしたいがために内容が分かりづらいのはNGです。そのあたりのバランスを考えながら返信することが大切です。もし、返信するのに時間がかかりそうな場合は、改めてご報告することを伝え、いつになったら対応できるかを伝えておくと良いでしょう。

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上司へ送るメールの件名のマナー

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上司には、毎日膨大な数のメールが送られてくるので、すぐに全てのメールを把握することができません。もし、重要なメールが見逃されたら、仕事に悪い影響を与え、信頼を失ってしまうかもしれません。そうならないためにも、上でも述べたとおり件名を見ただけでメールの内容が分かるような、簡潔で把握しやすい方法を紹介したいと思います。

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文字数は20文字以内

長すぎると流し読みをし、重要なポイントを見逃してしまう場合があります。人間が瞬時に理解できる文字数は20文字以内とされておりますので、簡潔にコンパクトにまとめる必要があります。

【緊急】や【重要】を使う

重要な要件を伝えたいときは、緊急や重要を件名に付けると良いでしょう。ただし、多用しすぎると本当に重要なことでも信用性が欠け、見落とされる可能性があるので、本当に強調したい時にだけ時々使う方がいいでしょう。

上司へのメールに使える例文

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上司へ送信・返信するメールは、読みやすくバランスの取れた文章を必要とされます。特に、書き始めや締めの文章は、本題と関係のない部分ですが、欠かせない部分です。今回は、書き始めの文や締めの文を例文を交えながら紹介していきたいと思います。

書き始め

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上司へのメールに限らず、知人にメールを送る場合も最初に目に入って来る言葉である書き始めが重要になってきます。まず、「お疲れ様です。」と上司の名前を書きながら挨拶を始めるのが鉄板です。このように始めるとスムーズに内容に移れるのでおすすめですよ。挨拶の後は、要件を書くほうが読みやすいので一般的ですが、依頼や謝罪のメールの場合は、いきなり要件から書き出すと快く思わない方もいるため、臨機応変に対応してください。依頼や謝罪の場合は、要件を小分けにして伝えると、相手に受け入れられやすくなります。しかし、感謝のメールの場合は、挨拶の後すぐに要件に入っても問題はありません。どのような状況でも、相手に寄り添った書き始めにすることが大切です。

上司へのメールに使える例文～確認・依頼に返信をするとき～

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上司からの確認や依頼のメールに返信するときは、まずは内容を理解したことを伝えましょう。分かりやすくいうと、結論を先に述べることが大切です。わからない所や理解しずらい点がある場合は、結論を述べた後に理解しきれなかった点を加えると良いでしょう。上司は、自分が送った内容のメールをしっかりと理解しているか気になるものです。なので、理解したと伝えることで安心させることができ、スムーズに話が運びます。

例文

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・●●の件、承知致しました。本日中に対応します。1つ確認させていただいてよろしいでしょうか？【質問文】

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上司へのメールに使える例文～謝罪をしたいとき～

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自分の失敗を認め謝ることは、勇気のいることです。言い訳をしたくなるのも分かりますが、自分のミスを素直に認め、謝罪をする方が先決です。ただ謝罪するのではなく、今後同じような失敗をしないためにも、どのような心掛けで、また、対策を取って行うかも書いた方が印象が良いです。もし、上司からのメールの返信が遅れた場合は、ごまかすのではなく、誠意をもって謝罪し、次にどのように活かすかが大切です。

例文

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●●の開始時期が遅れまして、誠に申し訳ございません。私の進捗状況に不備がありましたことを心より反省し、今後は△△△を意識しながら仕事に取り組んで参ります。

引用元: https://mynavi-agent.jp/dainishinsotsu/canvas/2018/03/post-48.html

上司へのメールに使える例文～お礼・感謝を伝えたいとき～

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ビジネスの場でお礼や感謝の言葉をいうことは大切です。感謝の気持ちを伝えるのは、恥ずかしさもあるかもしれませんが、素直に伝えることで、相手も自分もハッピーな気持ちになります。感謝の気持ちを伝えることは、今後のコミュニケーションの糧となって、人間関係がより上手くいくことの助けになります。

例文

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この度は、早々に△△△をお送りいただき、ありがとうございます。●●さんのお心遣いに大変感謝いたしております。

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上司へのメールに使える例文～現在の状況を報告するとき～

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ビジネスの場で大切なことは、報連相です。報連相が出来ないと上司からの信頼が著しく低下してしまいます。現在取り組んでいる業務がいつまでに終わらせることができるか報告しましょう。報告をすることで、仕事の進歩状況などを把握してもらう事ができ、またしっかりと仕事に励んでいると評価されます。報告メールに返信が来た場合は、感謝メールも送るようにしましょう。