クッション言葉とは？電話やメールの対応での使い方・使い分け方！

クッション言葉とはそもそも何？

文字通り言葉の前にクッションのように置く言葉

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クッション言葉とは、文字通りクッションのように言いたいことの前に置く言葉のこと。「すみませんが、ちょっとよろしいですか？」といった文章の場合の、「すみませんが」の部分に当たる言葉のことです。クッション言葉という名前は知らなくても日常的に使っている方も多いのではないでしょうか。

言いづらいことを柔らかく伝えることができる

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クッション言葉は主に言いづらいことをスムーズに伝えるための役割があります。このクッション言葉を使うことで威圧感などがなくなり、柔らかな印象で相手に思いを伝えることができるのです。これは日本人の「謙虚」という精神にも通じる部分があり、言いたいことをはっきり言うことが良しとされる欧米ではあまり見られない文化です。

ビジネスシーンでは必須のスキルかも

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このクッション言葉は、ビジネスシーンでは必須のスキル。来客時に「申し訳ありませんが、少々お待ちください。」などと知らないうちにクッション言葉を使っている方も多いのではないでしょうか。もしクッション言葉を知らないと大事な取引先に失礼な印象を抱かれてしまうかもしれませんよ。

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よく使うクッション言葉一覧

マルチなシーンで使えるクッション言葉一覧

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・恐れ入りますが

・申し訳ないのですが

・お手数をおかけいたしますが

・あいにく

・もしよろしければ

・ご都合がよろしければ

・失礼ですが　等

上記の言葉を覚えておけばとりあえずオーケー

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よく使うクッション言葉は上記の一覧の通りとなっています。ほとんどすべて一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。難しいビジネスマナーのように感じるクッション言葉ですが、とりあえずは上記の言葉を覚えておけばオーケーでしょう。ご紹介したクッション言葉はどれも後に続く文章を選びづらいもののため、幅広いシーンで使うことのできるワードです。もし今まで、あまり使ってなかったな、という言葉があったらこの機会に覚えておきましょう。

クッション言葉のシーン別使い方：①お願いをする時

お願いをするときにクッション言葉を使えば上から目線感がなくなる

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クッション言葉は、何かお願いをするときにも使いたい言葉の一つです。クッション言葉で一呼吸入れて話し出すと、無理そうなお願いでもスムーズに聞き入れてくれる可能性が高まるというものです。自分の頼みを聞いてもらうためにも、ぜひマスターしてみましょう。使い方というよりも言い方ですが、なるべく低姿勢でクッション言葉を言いながらお願いするのがコツです。

お願いをするときに使うクッション言葉一覧

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・お手数ですが

・差し支えなければ

・大変恐縮なのですが

・ご足労をおかけしますが

・ご多忙かとは思いますが　等

クッション言葉のシーン別使い方：②反対意見を述べるとき

反対意見も柔らかく伝えられる

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クッション言葉を使いたいシーンの一つとして、反対意見を述べるとき、というのも挙げられます。主張に対して何か反論をしたい時にこのクッション言葉を使えば、角を立てずに意見を言うことができるのです。主に相手を尊重するワードが多いので、反対意見も聞き入れてくれる可能性も高まるでしょう。使い方のコツは、一度相手の意見を受け入れるクッション言葉＋自分の意見という構成にすることです。

反対意見を述べるときのクッション言葉一覧

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・お言葉を返すようですが

・大変申し上げにくいのですが

・おっしゃることは重々承知いたしていますが

・もっともなご意見だとは思いますが

・僭越ながら　等

クッション言葉のシーン別使い方：③何かを断るとき

言いづらいお断りの言葉もクッション言葉で伝えやすく

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何かをお断りするときというのはなかなか意見をスムーズに伝えるのが難しいもの。そんな時に使いたいのがクッション言葉です。依頼を断るという相手にとっては不利益になる要件に対してあまりストレートに意見を伝えるのはスマートではありません。ワンクッション前置きをして、柔らかくお断りしましょう。お断りするときのクッション言葉の使い方のコツは、こちらに非があるかのようなワードをチョイスすることです。

お断りするときのクッション言葉一覧

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・あいにくなのですが

・非常に残念ですが

・ご希望に添えない形となって大変申し訳ないのですが

・せっかくなのですが

・ありがたいお話とは思いますが

・大変申し訳ないのですが　等

電話で使いたいクッション言葉一覧

電話では表情が見えない分言葉が重要になる

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電話でこそクッション言葉をうまく使いたいもの。表情が見えない電話では、言葉のやり取りだけが行われるため、対面してる時以上に相手に配慮した言葉遣いが求められます。一説によると人間のコミュニケーションの8割は表情や身振り手振りによるものと言う話もあるため、誤解を招かないためにもクッション言葉を上手に使いましょう。

電話で使いたいクッション言葉一覧

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・少々お待ち下さいませ

・お待たせいたしました

・もしよろしければ

・差し支えなければ

・かしこまりました、では～いたします。

・承知いたしました、では～いたします。　等

メールで使いたいクッション言葉一覧

ビジネスメールでもクッション言葉は活躍

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メールでもクッション言葉は重要な要素。電話と同様に表情が見えないメールのやり取りでは、クッション言葉を使わないと冷淡な印象になってしまいがちです。要件が伝わればいい、というだけでなく人間的な暖かさを演出するためにもクッション言葉を適度に取り入れていきましょう。

メールで使いたいクッション言葉一覧

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・お忙しいところ誠に恐縮ですが

・取り急ぎメールにて失礼いたします。～（要件）

・突然のメール失礼いたします。～（要件）

・大変不躾な質問ですが

・お手数おかけしますが　等

クッション言葉の使い分け方

使い分けをすることで単調にならない

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クッション言葉は、同じ意味を持つものを何個かストックしておくのがおすすめ。クッション言葉を適度に使い分けることによって文章や会話が単調にならないで済みます。何回も何回も「申し訳ないのですが、～」を聞くとうんざりしてしまいますよね？

クッション言葉の使い分け例

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・申し訳ないのですが→大変恐縮ですが

・大変恐縮ではございますが→恐れ入りますが

・お時間ありましたら→ご都合がよろしければ　等

クッション言葉を使うときに気を付けたいこと

同じクッション言葉の連発は避ける

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少し前の項でも触れましたが、クッション言葉を使うときには同じ言葉を連発するのはなるべく避けたほうがスマートです。使い勝手の良い「申し訳ありませんが」や「よろしければ」などと言ったクッション言葉はついつい何度も使ってしまいがちですが、違った表現に変えていくと単調にならずに済みます。

使い過ぎると慇懃無礼にも

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たまに見かけるのが、なんにでもクッション言葉を使ってしまう人。すべての文章の前に「申し訳ありませんが」などと付け足していると慇懃無礼な印象にもなりかねません。せっかくやり取りをスムーズにするためにクッション言葉を使っているのに相手に不快感を与えては元も子もありませんよね。

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