名刺の意味
まずはビジネスパーソンの方なら誰しもが分かっていることだとは思いますが、整理のアイデアに繋がるかもしれないので今一度確認したいと思います。一番大きな意味は「今後の関係の入り口を作る」というものでしょう。例えば「このプロジェクトをしたいんだけど、この前の会合にいた◯◯さんが好きそうな素振り見せてたな。連絡してみよう」のようなものです。世の中にはたくさんのビジネスパーソンがいて、それぞれが未知な可能性を持った人たちです。
そう考えると名刺を交換するというのは意味があることですよね。あと考えられるのは「絶対に繋がる何かが載っているから」というのもあるでしょう。住所や電話番号、メールアドレスなどとにかく自分というものにたどり着けるものが載っているというのも名刺の役割の一つです。今の時代LINEなどの交換で終わらせてしまって、機種変や何らかのミスにより消えてしまった場合はもう二度と復活することはないと言えます。
ビジネスというのは名刺交換をするというのは暗黙の了解のような部分があるので大丈夫だと思いますが、同じ会社内の人間などは少しゆるくなりがちです。また交換する目的がそう言った自分の関係性を深くするという意味ではなくて、名刺交換を挨拶や話す切り口にするという場合も少なくないようです。「どうもこんにちは！」と元気よく話すというのはなかなか難しいですよね。ですが名刺交換という大義名分があれば非常に挨拶などもしに行きやすいと思います。
「自分はなんでこの人と名刺交換をしたんだろう」というところに立ち返ったときに、相手の名前などを知って今後のプロジェクトを一緒にやっていきたいと考えるのであればしっかりと「すぐに取り出しておけるような」整理をしておかなければなりません。その工夫について詳しく見ていくことにしましょう。
名刺整理の工夫
ここでは名刺交換をする際のちょっとした工夫についてまとめてみたいと思います。普段から何十人とビジネスパーソンに合っている方は是非参考にして、これからの名刺交換に活かしてみてほしいと思います。
名刺整理の工夫 | ①名刺自体に工夫する
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まずは「名刺自体に工夫をする」という場合の話です。これは非常に大切です。詳しく見ていきますが、しっかりとそこに至る思考の過程も確認しながら行っていくようにしましょう。
名刺整理の工夫 | ①-1 会った日付を記載する
まずは「会った日付を記載する」というものです。こちらは至極当然と言えば当然のことです。次その名刺を使って連絡をする時に「いつ会った人なのか」ということが分かっていないと、なかなか相手に自分のことを認識してもらうことができません。名刺を汚してはいけないというルールはありませんから、しっかりとそこは明記してあげる必要があります。非常におすすめです。
名刺整理の工夫 | ①-2 会った場所を記載する
続いては「会った場所を記載する」というものです。こちらも日付同様、至極当然のことです。とにかく「その名刺を使って、会ったときのことを振り返れるようにしなければいけない」わけですから、日付や場所は明記するのは当たり前です。当たり前というか、自分にとって便利なツールになるわけですから、一緒に書いておいて損はありません。是非次から行ってみて下さい。非常におすすめです。
名刺整理の工夫 | ①-3 仕事の用件を記載する
最後に「仕事の用件を記載する」というものです。仕事の用件というのは「相手がどんなことを望んでいるか」という場合もあれば、「自分が相手にどんなことを望んでいるか」という両方が考えられます。相手がどんなことを望んでいるかというものの場合はそれが「自分がいつか応えることのできることかどうか」を判断する良い情報になります。
それに対して「自分が相手にどんなことを望んでいるか」というのはその人に対して密に連絡をとるということを意識する上で良い振り分けになります。闇雲に当たっていくなんていうのは失礼ですから、「あなたしかいない」という姿勢を見せるためにもしっかりと明記しておく必要があるでしょう。非常におすすめです。
これら3つのことはすべて「次の機会のための準備」と言えます。折角名刺を交換して、自分のことについて少し話しが出来たとしても、それっきりのままではやはりもったいないと言えます。もちろんそれっきりになってしまうなんて人はたくさんいると思います。しかしそれは自分がその人に関する情報などを興味深く聞いていないから気づけなかったなんてことも考えられるわけです。
そんな時に実際にあって「どんなことに興味があるのか」「その人と話したエピソード」などをしっかり名刺にメモをしてあげるだけでも全然違ってくるわけです。一気に何枚も交換することもあるでしょうから、「この人だけは！」というような人に関してはしっかりとメモしてあげる習慣を取りましょう。もちろん交換した人全員について覚えるなんてことはできませんから、ある程度の取捨選択は必要です。それは自分の損得などの自分なりの基準で判断していってもらったらと思います。
名刺整理の工夫 | ②もらったあとに工夫する
続いては「名刺をもらったあとに行うと良い工夫点」です。「もらって終わり」では非常にもったいないです。一工夫加えるだけでも全く変わってくるので是非行ってみてほしいと思います。
名刺整理の工夫 | ②-1 1年に1回は整理する
やはり一年に一回は全体的に整理するようにしましょう。例えば「会社で分ける」であったり「業種で分ける」であったり、個人レベルで自分とどんな関係があるのかという点で分けてもいいでしょう。やはり一番やってはいけないのは「もらってそのままカバンにしまったままにしてしまう点」です。
おそらくそこら辺に関しては会社の上司などが教えてくれる場合があると思うのですが、会社によっては「暗黙の了解」の場合もあるので大変です。もちろん名刺交換というのは会社として行う場合もあるでしょうが、あなた個人と交換していることでもあるので、会社のメリットだけを考えるだけでなく個人的にどうか、という視点も非常に大切になってきます。
これからの時代は会社という壁を超えた、個人との繋がりが一層強くなっていくでしょうから名刺交換をするのは会社というより「個人同士」と考えたほうが良さそうです。「個人的にこの人と何かプロジェクトをやってみたいな」みたいな具合ですよね。それが所属している会社にとってメリットがあるのかないのかというのはあまり関係なく、それはあなた個人の問題なので、それに応じた整理の方法があるはずです。
是非自分のキャリアをデザインするつもりで名刺交換をした後の整理を楽しんでみて下さい。非常におすすめです。
具体的な名刺の整理・管理方法
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それではここから具体的な名刺の整理方法・管理方法についてまとめていきたいと思います。もちろんこれはあくまで「一例」なので、参考程度にして読んでいただければと思います。もしご自分なりの整理の方法があればそれを尊重していただいて結構です。では詳しく見ていくことにしましょう。
具体的な名刺の整理・管理方法 | ①アナログ
まずは「アナログ」での整理方法・管理方法です。
具体的な名刺の整理・管理方法 | ①-1 名刺ホルダーを使う
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まずアナログでの整理方法・管理方法での代表的なものは「名刺ホルダーを利用する」というものです。こちらはダイソーなどの100均にも売っていて、多くの方が目にしたことがあるのではないかと思います。もちろん名刺ホルダーと一口に言ってもいろいろな種類があります。一名刺サイズのホルダーのものもありますし、ノートのようになっていて、開くと一つ一つ入れるタイプのものもあります。
他にはルーズリーフのようなバインダーのタイプのものもあります。バインダーなどであれば差し替えれば順番や整理などが簡単にできるので非常に行いやすいかと思います。是非ご自分の使い方に合わせたものを購入してお使いいただければと思います。
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具体的な名刺の整理・管理方法 | ①-2 ノートを使う
続いてのアナログな方法は「ノートを使う」という方法です。これはどんな風に使うかというと、B5やA4のサイズにある順番に従って貼っていくということです。もちろん、のりなどでガッチガチに貼ってしまっては取るのが難しくなってしまうでしょうから、取って剥がせるタイプの方法にするのでもいいですし、ガッツリ貼ってしまってもいいと思います。そこはあなたのデザイン次第なので汎用性が聞いて面白いと思います。
貼り方も自由ですし、貼る順番も自由です。そしてノートの良いところは「コストが安い」という点でしょうか。ノートであればどこにでも売っていますし、安く手に入れることができます。もちろん非常に良質なノートにしたい場合は変わってくるでしょうが、そこはお好みに合わせて選んでみて下さい。
具体的な名刺の整理・管理方法 | ②デジタル
続いては「デジタル」での整理方法・管理方法です。今の時代、名刺などはデジタルで管理しているという方も非常に多いのではないかと思います。是非アナログ方式で管理している場合はこちらも参考にしてみて下さい。
具体的な名刺の整理・管理方法 | ②-1 スマホアプリを活用する
皆さんはスマホのアプリを使って名刺を管理できるというのはご存知ですか？貰った名刺をカメラで撮って、専用のアプリで読み込むとある程度読み込んで整理してくれる機能があるのです。値段が高くなればなるほどその性能も上がっていき、ほとんどの情報を自動で読み込んでくれるアプリもあります。
デジタルで管理しているという人の多くはこういったアプリを使って行っている人が多いのではないでしょうか。アプリだと携帯などを変えたとしても残っている場合が多いですし、ネットに繋げば大量の名刺を開くことができます。これがアプリの強みだと言えます。まだ行ったことがない人は是非一度行ってみてほしいと思います。アプリでの管理も非常におすすめです。
具体的な名刺の整理・管理方法 | ②-2 スキャナーでPCに保存する
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続いては「スキャナーでPCに保存する」という方法です。PCを使って仕事する人が多い場合はPCで管理しているという方が多いのではないでしょうか。スキャナーの場合だと、一気に数枚スキャンすることもできますし、これまた専用のアプリや有料アプリを用いることで非常に整理のショートカットを行うことができます。
PC版のアプリだと少々値が貼ってしまうこともありますが、その便利さは一度手にしてしまえば一生ものなので、是非PC版のアプリも使ってみてほしいと思います。非常におすすめです。
具体的な名刺の整理・管理方法 | アナログ・デジタルのメリット・デメリット
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ここで名刺のアナログ式整理方法のメリット・デメリットと、デジタル方式のメリット・デメリットについてまとめたいと思います。基本的にどちらもおすすめしますが、より自分が使いやすい方を選んでいただきたいと思います。
具体的な名刺の整理・管理方法 | アナログのメリット・デメリット
まずはアナログ式のメリットです。アナログ式のメリットはやはり「直感的に整理できるところ」でしょうか。すぐにメモを書いたりできますし、1ページに表示させられる量も調節できますし、アプリ独特のUIを気にすることなく使えます。これは非常に「自分で独創的に管理したい人」に非常におすすめです。
機械的に「とにかく保存しておいて、いつでも取り出しておきたい」というような人には向きません。向かないというより時間の無駄になってしまいます。デジタルよりもいいところは、とにかく「あなたらしさ」を追求できるところでしょう。並べ方や貼る順番など本当に自由に行うことができるのがアナログ式です。
デジタル式は整理するだけなら圧倒的に処理スピードは上でしょうが、アプリの中には「50音順」にしか並べられないなんてものもあるでしょうし、それ以上に書き換えなどが面倒なものもあるかと思います。そう言った一種「作品を作る」ようなことを望んでいる人には非常におすすめな方法です。
次にデメリットですが、もちろん「時間の無駄になってしまう可能性がある」という点です。例えば特にこだわりもなく「50音順」に並べているだけなのに、両面テープを買ってきて、一枚一枚貼っていたら膨大な時間とコストがかかってしまいますよね。ビジネスパーソンはそんなことをしている暇はないはずです。
こういった「大量の情報を50音順で並べる」などのことであれば圧倒的にデジタルの方がおすすめです。ですので、特にこだわりがなく名刺を管理したいのであれば絶対的にデジタルを使って管理することです。もしアナログ式で管理するのであれば、少しくらいデジタルにはできないような貼り方や並べ方をすることです。
具体的な名刺の整理・管理方法 | デジタルのメリット・デメリット
次にデジタルのメリット・デメリットです。まずメリットですがやはり「検索できる」というのは本当に大きいのではないかと思います。名刺交換というのは人によっては何百枚というレベルに行ってしまう人もいると思います。それを例えばタグかなんかで「◯◯年△△月」と検索してヒットした名刺を眺めたりなんてことはデジタルにしかできないことなので、非常におすすめです。
あとは名刺のデータをメールなどで添付したりする場合です。こちらもアナログの場合はなかなか大変な部分がありますが、デジタルの場合は非常に簡単に行うことができます。あとはもうアプリごとの特徴になりますが、iPadなどであれば直接記入が出来たりするという機能もありそうです。他にもデジタルでは名刺データの変更も簡単なので住所が変わった、メアドが変わったなどの変更に対応できるのもおすすめです。
デメリットとしては「データが消えてしまう可能性がある」のと、「端末が壊れたり、電池がなくなってしまうことがある」という点です。やはりこれはデジタルの宿命とも言えるのでしょうが、データが消えてしまうというのは往々にして考えられます。クラウドなどに保存しておくというのも非常に有効ですが、おそらく月々〜円とかかってきてしまうのではないかと思います。会社全体で管理して、誰もが入れる状態にしていればいいと思いますが、やはり個人でも管理したいのではないかと思います。
2つ目の端末が壊れたり、電池がなくなってしまうというのもデジタルならではのことです。アナログはかさばることはありますが、消えたりなくなってしまったりというのはまずあり得ません。それはデジタルには勝っている点と言えます。つまりまとめると「アナログはどうまとめるか」「デジタルはどう保管しておくか」が大切になるということですね。このメリット・デメリットをきちんと抑えた上でいろいろと考えてみてほしいと思います。
注意点
引用: https-//3.bp.blogspot.com/-wf5p8ilIxOQ/U00KH4pCHPI/AAAAAAAAfOk/CcOEZqgGMKY/s800/mark_chuui.png
注意点としては「自分なりの整理の仕方を見つける」ということです。あの人がやっているから、こう教えられたからという理由で行うのはあまりおすすめできません。自分なりの整理方法や管理方法というものがおそらく皆さんにもあるはずです。是非それらを使って管理していってもらいたいと思います。
最後に
いかがだったでしょうか？今回は「名刺のおすすめの整理方法」ということで、あらゆる視点からまとめてみました。どれもおすすめなものばかりなので、是非気になったものや活かしてみたいと思ったものがあればすぐに取り入れてみてほしいと思います！
