上司への正しいメールの書き方を徹底解説！
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あなたは上司に正しいメールを送れているでしょうか？メールの書き方を間違えてしまうと、上司に嫌悪感を与えるだけでなく、あなたに対する信用が失われる可能性があります。そこで、今回は上司への正しいメールの書き方や具体例をシーン別にご紹介します。是非、以下でご紹介する正しいメールのマナーを身につけ、上司からの信頼を勝ち取りましょう！
返信・お願い・件名・謝るとき上司にメールを送る際のマナー
まずは、見落としがちな上司へのメールのマナーについてご紹介します。
正しい敬語を使うこと
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当たり前ではありますが、上司にメールを送る際は正しい敬語を使いましょう。正しく使っているつもりでも間違った使い方をしている可能性があるのでメールを送る前にしっかりと確認することが大切です。
・×了解しました 〇承知しました ・×確認しました 〇拝見しました ・×ご苦労様です 〇お疲れ様です…など間違えやすい言葉が多々あるので注意しましょう。正しい敬語を使うことはマナーとしてだけでなく、あなたの評価にも繋がります。
返信はなるべく早く
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できる大人は返信スピードが早いです。相手が素早く返してくれると「信頼されているなぁ」と感じ、嬉しくなりますよね。それと同じで上司の方もあなたの返信が早ければ早いほど、仕事もスムーズに進みますし、嬉しいものです。溜め込まず、すぐに返信する癖をつけておきましょう。
プライベートになりすぎないように
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メールを送る際はプライベート感が出ないように気をつけましょう。関係が深まるごとにプライベートなメールになりがちですが、仕事とプライベートをきちんと使い分けることが大切です。
上司に喜ばれるメールの書き方
続いて、上司に喜ばれるメールの書き方をご紹介します。
件名に【】を使い見やすい工夫を
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まず、上司の方にしっかりと目に留めてもらうために、件名に【】を使い見やすい工夫をしましょう。また、【3/15（水）打ち合わせのご連絡】のように、メールの日時や期日などを加え、一目でメールの内容が分かるように工夫をすることで開封率が高まります。
因みに【重要連絡】【大至急】などの表現を使うのもおすすめです。ただし、あくまでもメールは上司に報告をするためのものですので誇大表現する必要はありません。
宛名は〇〇部長、〇〇さんと表記
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宛名は役職、もしくは○○さんと表記するのが一般的です。○○殿や○○様は外部の方への敬称になります。謝礼をする時やお願いをする時などシーンに関わらず、○○部長、○○さんと表記しましょう。
結論から書くこと
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また、上司へメールを送る際は結論から述べることが大切です。アンサーファーストとも呼ばれ、ビジネスシーンでは当たり前のように使われていますが、特に上司へのメールにはこのスキルが求められます。なぜなら、上司は時間に追われていますし、あなただけでなく他の部下も携えているからです。すぐに要点が分かった方が上司としてもメールを読む時間が省け、助かるのです。
1文は多くても30文字まで
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1文は多くても30文字までです。人間は横文字の動きが苦手なので長々とした文章は読むのに疲れてしまいます。短く、端的に用件を伝えましょう。また、全体の文量としては、スクロールしないで全ての内容が読める量におさめることが大切です。オーバーしてしまうと、不親切な印象を与えてしまうので注意してください。
どうしても長文になってしまう場合は、「長文で大変恐縮なのですが、ご一読のほどよろしくお願い致します」のようにメールの冒頭に一言添えるのがマナーです。
箇条書きを用いる
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メールの内容を分かりやすくする意味で箇条書きを用いるのもおすすめです。■や・などの記号を使い、要点を簡単に分かりやすくまとめることで上司の方に喜んでもらえますよ。
上司にメールを送る際の注意点！お願いをする時や謝る時は要チェック！
気遣いの言葉も忘れずに
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見落としがちな気遣いの一言。上司へのメールに関してだけでなく、社会人として絶対に身につけるべきスキルです。例えば、メールでいきなり用件から入るのではなく、「お疲れ様です」や「お忙しいところ失礼いたします」のように気遣いの一言を添えるだけでも良い印象を与えることができます。相手を思いやる気持ちが何よりも大切です。
読みやすいメールは当たり前
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メールを開いた数秒で印象が決まります。読みにくそうなメールは、憂鬱な気分にさせますし、結果としてあなたが損をすることになります。無駄なものは極力省き、要点をまとめ、読みやすい工夫をしましょう。また、メールに誤字・脱字がないかの確認も忘れずに。誤字・脱字は失礼に値しますし、あなたの印象を下げてしまいます。
何度もやり取りをしなくて良い工夫を
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やり取りが少なく済む工夫も忘れてはなりません。例えば、「○○をお願いできますでしょうか？」という一言。一見良さげなイメージですが、必要な情報が不足しています。「いつまでなのか」「どれくらいの量なのか」「どのくらいの完成度を求めているのか」などの情報が欠けているので何度も何度もやり取りをしなくてはいけません。それだと上司の方の時間を奪うことになりますから、先読みして必要な情報を盛り込み、やり取りが少なくて済むような工夫をしましょう。
【報告・お願い・謝る・件名・返信】上司への正しいメールの具体例①：謝る場合
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基本的に謝る場合はメールではなく、直接申し出るのがマナーです。上司の立場になって考えれば分かることですが、メールで謝罪されたらイラっとしますし、「直接謝りに来い！」と思うはずです。メールで謝るのは最終手段ということを踏まえ、具体例をご紹介します。
例文：見積書のミス
件名：○○株式会社 見積書の訂正のお詫び
○○部長、いつもお世話になっております。営業部の○○です。
実は、○○会社の見積書に不備がございました。大変申し訳ございません。
不備の箇所は見積もり金額です。
以下の通りに訂正し、改めて見積書を添付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
×￥190,000円 〇180,000円
今回は、このような重大かつ初歩的なミスをし、誤った見積書をお送りしたことを心よりお詫び申し上げます。
以後、このようなことがないように努めてまいります。大変申し訳ございませんでした。
取り急ぎ訂正をし、見積書を送付致しますのでよろしくお願いします。
書き方のポイント
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良い訳をせず、潔く謝ることが大切です。長々と反省文を書いても仕方がないので自分が犯したミスを潔く述べましょう。また、その経緯や改善策も忘れずに盛り込みます。直接謝るのがベストですが、上司の都合などもあり、謝る機会がない場合も考えられます。その時はメールで誠意を見せることが大切です。
【報告・お願い・謝る・件名・返信】上司への正しいメールの具体例②：お願いをする場合
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続いて、上司にお願いメールを送る際の具体例をご紹介します。正しいお願いの仕方でないと嫌悪感を与えるだけでなく、あなたの信頼を失いかねないので正しいお願いの仕方を学びましょう。
例文：上司にアドバイスをお願いする場合
件名：プレゼン資料に関するアドバイスのご依頼
○○部長、お世話になっております。営業部の○○です。
○○社様に提出予定のプレゼン資料が完成致しましたのでお忙しいところ恐縮なのですが、アドバイスを頂けますでしょうか。
今回の企画を何としても成功させたいので是非とも、経験豊富な○○部長にお力をお貸しいただきたく存じます。
3/15（水）に打ち合わせがありまして、3/10までにご返答をいただけますと幸いでございます。
無理を申し、大変恐縮なのですが、何卒お力添えのほどよろしくお願い致します。
書き方のポイント
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上司にお願いメールを送る際は目的を明確にさせる必要があります。例えば、アドバイスが欲しい場合に「お力添えのほどよろしくお願いします」だけだと「なぜ、力添えをしないといけないのか」という理由の部分が欠けてしまっているので上司の方は行動してくれません。ですので、上記の例文では「今回の企画を何としても成功させたいので…」というフレーズを付け加えました。成功させたい（理由付け）があることで、上司は「成功したいと言うなら、アドバイスしてやるか…」となり、行動してくれるのです。また、期日も忘れずに付け加えましょう。
【報告・お願い・謝る・件名・返信】上司への正しいメールの具体例③：お礼をする場合
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続いて、上司にお礼メールをする際の具体例をご紹介します。
例文：上司にアドバイスをもらった際のお礼
件名：先日のお礼
○○部長、お世話になっております。営業部の○○です。
先日はお忙しい中、私のために貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
おかげ様で部長からいただいたアドバイスのおかげで、無事企画を成功させることができました。
自分の力だけでは心もとなく、不安だったのですが、部長からの貴重なご助言により、一歩前に踏み出すことができました。
これからも何かとご相談に乗っていただく機会が多いかと存じますが、ご助言のほどよろしくお願い申し上げます。
先日は本当にありがとうございました。
書き方のポイント
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上司にお礼メールを送る際は、スピードが命です。お世話になった翌日までにメールが届いているのがベストです。上司が覚えている新鮮なうちにお礼を言わないと、メールの効果が半減してしまうのでなるべく早く返信しましょう。また、簡潔に分かりやすく伝えることは勿論、上司と部長の関係性を意識した文章にすることで上司の方に好意を持たれやすくなります。
【報告・お願い・謝る・件名・返信】上司への正しいメールの具体例④：報告をする場合
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最後に上司に報告メールをする際の具体例をご紹介します。
例文：プレゼン資料の完成報告
件名：プレゼン資料の完成のご報告
○○部長、お世話になっております。営業部の○○です。
先日ご指示いただきました、○○社様へのプレゼン資料の作成が完了いたしましたのでご報告させていただきます。
プレゼン資料の詳細ファイルを添付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い致します。
予定よりも早く完成致しましたが、プロジェクトメンバーの協力により、無事完成に至りました。
ご確認いただけましたら、ご一報いただけますと幸いです。
書き方のポイント
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メールで報告する際は、簡潔に分かりやすく伝えることは勿論、上司がメールを確認したかどうかの一言も添える必要があります。メールの返信が欲しい場合には、「ご確認いただけましたら、ご一報のほどよろしくお願い致します」のように付け加えましょう。もしかしたら、上司の方が見逃す（見ていない）可能性もありますし、読んでいるかの確認をする意味でも返信を求める一言も忘れずに加えてください。返信がいらない場合は、「返信は不要です」と加えると親切です。
上司へのメールに関する意見：ツイッターの生の声をご紹介
自分の場合は、仕事ができると思う上司や同僚の仕事のやり方や考え方を真似るのが一番効果あったかなと。メールの書き方、ミーティングの運営の仕方、指示の出し方、意思決定に至るロジックの組み立て方、などなど全部間近で「体感」できるので真似もしやすいし。
— とくさん (@nori76) March 31, 2017
僕からの新社会人へのアドバイス。もし上司やおじさん連中に食事ご馳走になった場合は、必ずその日の夜か翌朝にお礼のメールを一言でもいいから送ること。僕なんか若い女性を食事に誘ってご馳走した場合、お礼のメール来ただけでもう全てＯＫ、なんて礼儀正しい娘だ、また食事奢らなきゃ！となります笑
— 植村 真太郎 (@s_uemura) April 3, 2017
上司さんからお礼のメールが。たいしたことしてないのに、礼儀正しいなぁ。
— どれっしんぐ (@umbdyvaleniy) May 8, 2015
上下関係なしに、こんな些細なことにでもありがとうが言えるなんて、大人だなって思った
かっこいいな
さて、僕もお風呂入ってこよっと
新しい石鹸試してみようかね
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まとめ：上司にメールを送る？お願い・報告・謝る時の件名や返信テンプレは？
上司に喜ばれるメールの書き方やポイントなどをシーン別にご紹介しました。謝る場合は、潔く反省し、誠意を見せることが大切。お願いをする際は、目的を明確にすること。お礼をする際はとにかくスピードが命。報告をする場合は簡潔に分かりやすくなど、シーンによって書き方が変わってきますので大人のマナーとしてしっかりとマスターしていきましょう！
