ビジネスメールの件名は、普通の件名と違う。件名の書き方とは？
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ビジネスメールは会社の上司や取引先の担当者に送る上で、重要なファクターと言えるだろう。なぜなら、忙しくしているかもしれない相手に一目でメール内容が分かってもらえる方が、相手もメールを見る優先順位が付けやすく、相手の仕事の邪魔になることがない理由からだ。用件は簡潔に伝えたい所。
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果たして、ビジネスメールでの件名の書き方は通常とどのように違ってくるのだろうか？また、相手に用件を簡潔に伝えるにはどのような方法があるのだろうか？ビジネスメールにおける件名の書き方を、用件に合う形で、例をもとにしてご紹介しよう。これからビジネスメールに件名をつけるにあたり役立つ情報になるはずだ。
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ビジネスメールにおける件名を作るときの常識。お礼や質問、挨拶やお願いは簡潔に！
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毎日何通もやりとりするビジネスメール。得意先の相手や上司はもちろん、社外の人にメールを送るなら押さえておきたいポイントだ。件名を作成するときに注意したいポイントはどのようなところにあるのだろうか？件名を作るときのコツをチェックしてみよう！
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ビジネスメールで件名を作るときのコツその1：用件が簡潔に伝わるように作る
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ビジネスメールにおける用件は、簡潔に伝わるようにするのが一番重要だ。メールを受け取った人が、プランの中に組み込めるように、また動きやすいように、件名に用件が簡潔に盛り込まれていれば、相手の手を煩わせることはないだろう。
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【例】「〇〇の件」「〇〇のご紹介」「〇〇のご案内」
ビジネスメールで件名を作るときのコツその2：文章が長くなり過ぎないようにする
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用件を伝えるために件名自体が長くなってしまうと、相手の受信ボックスに表示されたときに大事な部分が途切れてしまう事も考えられる。件名を書く時は、末尾が切れてしまう事の無いように、極力短く書くのが基本だ。長さの目安としては最長でも20文字程度として、相手に簡潔に内容が伝わるほうが親切だ。
【例】〇月〇日リリースの〇〇新商品のご案内
ビジネスメールで件名を作るときのコツその3：いつの用件かを盛り込む
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ビジネスメールの件名に盛り込みたいに要点のひとつとして、いつの用件なのか、時制を入れるとより親切だ。数字や記号など、相手に日にちや時間などが分かるように工夫すると親切。相手にも、スケジュールのどの日のどの時間のものかがわかりやすい。
【例】 「〇月〇日〇〇時」「〇曜日の〇〇時」「〇/〇（〇曜日）」
ビジネスメールで件名を作るときのコツその4：概要を盛り込む
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概要とは、どうしたいのか、何の用事かを簡潔に書く事だ。そのメールが案内なのか、スケージュールを聞くメールなのか、場所を指定するためのメールなのかを簡潔にすることで、相手にそのメールの概要が伝わる。そうすれば、相手の人がどの順番でメールをチェックするかも決めることができるので親切だ。
【例】 「～の時間」「～のご連絡」「～のご提案」
ビジネスメールで件名を作るときのコツその5：緊急の場合や急ぐ場合はキーワードを盛り込む
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相手に知ってほしい、または重要度の高いメールや緊急度の高いメールは、キーワードを盛り込むことで相手に認識してもらいやすい。コツとしては、件名の冒頭に、カッコやマークを入れて、そこにどのカテゴリーの案件なのかを書けばわかりやすい。そうすることで相手にもしっかり伝えることが出来るだろう。
【例】 【緊急】【重要】【情報】
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ビジネスメールにおける「お礼」を伝えるときのコツ
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職場での会食や、得意先の担当者との会食などを行った後などに送るお礼のメール。ビジネスメールでお礼を伝えるときに大切なファクターと言えば、お礼を伝えるタイミング。これは早すぎても遅すぎても不自然になってしまうので、ちょうどいいタイミングでお礼を伝えるようにしよう。
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また、文面に立場の違いや、わかりやすい文面を意識して書くのもコツ。お礼の場合は長すぎないメールの文面と、簡潔な内容が好ましいとされている。読みやすい改行などがあれば親切だろう。
【件名例】 「はじめまして。〇〇株式会社の担当〇〇と申します。」
ビジネスメールにおける「お願い」を伝えるときのコツ
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ビジネスメールでお願いをするときや、依頼をするときも文面は簡潔である方がいいだろう。メールの文面が長くならないように注意しつつ、枕詞を駆使することで、少々気を使ってしまいそうな状況でも、やんわりと伝えることが出来る。
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枕詞と合わせて盛り込みたいのが、丁寧なお礼の一文。お礼の一文に関しては、お願いをしたあと、メールの最後の方の一文に入れれば上手く内容が纏まるだろう。お願いをするときは、以上の点に注意してお願いをしよう。
【件名例】 「打ち合わせの時間変更依頼」 「御見積書再送のお願い」
ビジネスメールにおける「挨拶」を伝えるときのコツと件名とは？
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ビジネスメールで挨拶を盛り込んだメールをするときは、季語を入れるなどの工夫をして、冒頭の文章に気を付けて入力していきたいところ。挨拶が適切なモノでない場合、相手にとっても失礼に当たる可能性もある。最初の挨拶メールは、最初の一文でその質や程度が現れる部分なので、気を付けて作成するようにしよう。
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なお、挨拶メールは他の内容と同様、簡潔であるのが望ましいだろう。挨拶を簡潔にすることで、相手側にもシンプルに気持ちを伝えることが出来る。
【件名例】「移転のご挨拶」 「異動のご挨拶」 「着任のご挨拶」
ビジネスメールにおける「質問」を伝えるときのコツと件名とは？
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ビジネスメールでの質問の文章は、綺麗に簡潔に作成したい。メールにおける質問は、電話と違って文章として残るので、仕事をする上でも便利なツールと言えるだろう。質問や問い合わせをするときは、その質問の重要度。重要な質問でない限りは、相手側に無駄な時間を使わせることになりかねない。
メールを送信する前に、果たしてその質問がメールで聞くべきレベルのものかを考えてみるのがポイントのひとつ。そうすることで、相手側に迷惑をかけることは無いだろう。また、質問の回答が届いたら、早めにお礼のメールを返信しよう。そうすることで、心象も良くやりとりを終わらせることが出来る。
【件名例】「〇〇についての質問」 「〇〇製品についてお尋ねします」
ビジネスメール作成で注意したいポイント
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期限を区切る
相手側から返信をもらいたい期限を定めるのもひとつのポイント。沢山のメールが来る得意先なら、期限が無いメールであれば後回しにされやすい。そんな時は、相手に失礼にならない程度で、期限を区切ってしまおう。3日以内や、1週間以内などの期限を区切れば、相手に失礼にならない。
枕詞を駆使する
「恐縮ですが」「恐れ入ります」「お手数をおかけしますが」などは、相手にお願いをする際や、仕事を進めるうえで使える枕言葉。件名がしっかり出来上がれば、あとはメールの内容で枕詞を使用すれば心象がいいだろう。
ビジネスメールを使いこなして、お客さんや取引先と円滑なやり取りを実現しよう！
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ビジネスメールは、記録が残るので便利な反面、文章以上にいろいろな内容が伝わるツール。文章の簡潔さや気づかい、相手の状況などを考慮することで、円滑なやり取りが可能だ。ビジネスメールを使いこなして、お客さんや取引先と円滑なやり取りを実現しよう！
