メールでの飲み会の案内のマナーとは
会社勤めをしていてどうしても切っても切れない存在である飲み会。歓迎会や送迎会、忘年会や新年会など、何かにつけて飲み会というものは行われるものです。また、上司の間で大きな飲み会を開催しようということもあったりします。そんなときにいきなり飲み会を実施するといっても必ずおおくの社員が参加してくれるとは限りません。大きな飲み会をする際は、必ず幹事を決めたり、幹事は飲み会の案内などをメールなどで呼びかけるということがどうしても必要となります。当然ながら上司への誘い方次第では失礼に当たるということもあったりします。今回はマナーの良い飲み会の案内方法について解説していきます。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：件名
飲み会の案内は、メールの書き方が非常に重要です。この部分でもマナーが要求されます。まずはメールでの案内や上司の誘い方において幹事であれば基本的に抑えておくべきポイントを解説していきます。最近はラインなどが普及しているため非常に容易になりましたが、それでも飲み会の案内はメールが一般的です。メールで案内する場合は必ず件名と本文を書くことになります。件名についてはあまり長くなりすぎず、出来るだけ簡潔にすることが望ましいです。あまり長すぎると読む気力がなくなってしまったり、伝えなければいけないことがわからなくなります。ここは無駄に長くせず、簡潔にすっきりとした件名にしましょう。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：本文
メールでの案内において非常に重要となる部分である本文。この部分に関しては内容によってかなり異なります。例えば日程の打ち合わせなどについてはあらかじめ費用や連絡先など、なるべく簡潔にしましょう。あと、いつまでに返信するかという期限も設けておくと良いでしょう。日程がある程度候補が集まり、日程や場所などが決まると、今度は出欠確認が必要になります。出欠確認の場合、日程や場所、会費、会場の地図、期限は最低限書いておきましょう。これらの情報を一箇所にまとめておくと、非常に見やすくなります。こうした見やすさなどの配慮も、マナーの良い案内の仕方としては重要です。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：TOとBCC
最近のやり取りの方法としてラインなどが一般的になったためか、最近はこのTOとBCCというものがわからないという人が増えています。このTOとBCCの区別がつかないと実はかなり厄介なことになります。メール特有の機能であるTOとBCCですが、これはメールの送り先や送り方などにかかわる部分です。社内での飲み会であればTOでも問題ありませんが、社外の人も関与するということであれば、TOはあまり望ましくありません。もしも外部の人も関与するということであれば、TOよりもBCCで送信先の全員のメールアドレスを入れることをお勧めします。また、BCCで送る際、このメールはBCCで送っていますという一文を淹れるとより丁寧になります。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：調整ツール
一昔前とは違い、現在は便利な日程調整ツールが非常に多く出ています。最近ではラインのグループ限定の機能でも日程調整機能があるほどです。メールの場合はそのような機能も付いているメールというのはありませんので、別に用意しておくと良いでしょう。調整ツールの良いところは、本文に書く情報がより簡潔に出来ることです。場所や会費などは調整ツールの部分に書き、メールの本文にはこちらから回答お願いしますという形で、調整ツールのページへのリンクを貼るのみで済ませることが可能となります。これなら本文もさらにすっきりとすることが出来、幹事にとっても日程調整が非常に容易になります。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：敬語
ビジネスにおいて最も重要であり、自分は大丈夫だと思い込んでいても実は使い方を間違えているということがかなり多い敬語ですが、飲み会のメールでもこれはかなり重要です。上司が幹事である場合でも、上司よりも上の上司に案内を送ったり、また、社外の人も参加することを視野に入れている場合であれば、敬語はかなり気をつけなければいけません。また、メールの本文でもただ必要な情報を欠くだけでなく、季節の挨拶やねぎらいの言葉など、案内を送る際のマナーとして最低限必要なことも書かなければいけません。もし幹事に選ばれた際、自分が普段使用している敬語が正しいか確認しておくことは非常にお勧めです。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：日程調整
ではここからは実践的な例文などについて解説していきます。テンプレートなどがコピーできるようになっているサイトもあるため、実際に使用する場合はそのサイトからコピーをすることをおすすめします。日程調整については先にも説明しましたが、最低限、日程や場所、会費などの情報は本文に書かなければいけないと説明しました。日程調節の場合もそうですが、件名にいつまでという期限を書いておくのも非常に有効です。本文の最初は各位や挨拶の文章から始め、そのあとに本題について書きましょう。日程などはそのあとの部分にまとめておき、最後に締めの挨拶を書き、その下に連絡先として幹事の名前などを書いておくと良いでしょう。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：お断りする場合は？
飲み会というのはどうしても断りにくいものです。友人同士であれば問題ありませんが、やはりどうしても上司などが絡んでくるとなかなか断ることが出来ないという人も多いはずです。用事などがありどうしても参加できない場合や、あまり気分的に参加したくないという人も中にはいるはずです。そんな飲み会の断り方も、実は波風が立たない断り方というものがあります。事情があるということを素直に伝えることも大事ですが、最も良い断り方として、先約が入っているという断り方が最もおすすめです。理想としては誘ってくれたことへの感謝、それから先約があるため今回は参加できないという旨を伝える、そして最後にまた別の機会にお願いしますという流れで文章を組み立てると、後味が悪くなることなく断ることが可能であるため、断り方で悩んでる人はぜひ活用してみてください。
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上司の誘い方や返信へのお礼の仕方など！幹事として覚えておくべきメールでの飲み会の案内：お礼
無事飲み会当日を迎え、飲み会自体も盛大に幕を閉じて、これで幹事としての役割はこれで終了、ではありません。社内であれば直接簡単に機能はご馳走様でしたという挨拶で問題ありませんが、外部の人も参加している場合は沿うも行きません。外部の人も参加している場合、最後のお礼のメールを送るまでが感じの仕事です。とはいっても、あまり長くする必要はありません。シンプルに飲み会へ誘ってくれたことへの感謝、新入社員の歓送迎会であれば思い出に残った部分などを書き、占めの部分はこれからも指導を受けながら精一杯がんばります、というような文章で構成すると、非常に交換をもたれます。
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メールでの飲み会の案内のマナーは幹事として覚えておくべし
いかがでしたか。メールでの飲み会の案内のマナーは非常に重要であるということがわかったと思います。中にはこれだけのことでそんなに神経を使う必要あるのかと考える人も中にはいますが、そのような見られていないような部分も、人間というのは実は見ているものです。それは飲み会の案内をメールで行う際も例外ではありません。あまり関係ない部分でも、これが出世のきっかけにもなるということがあるものです。皆さんも、万が一飲み会の幹事に任命された際は、ぜひこのマナーを守り、少しでも楽しい飲み会になるように尽力しましょう。
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