ビジネスレターとは
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ビジネスレターとは、一体どのようなものか皆さんはご存知でしょうか。ビジネスレターというのは、ビジネス上やり取りをする手紙や電子メールのことを言います。上司や同僚をはじめ、取引先や顧客などに対して、告知や業務報告などを行うときに書いたりします。そんなビジネスレターの正しい書き方とは、一体どのようにすればよろしいのでしょうか。今回は、ビジネスマンには必見の、ビジネスレターの書き方や例文をテンプレート付きで分かりやすくご紹介。いざとなった時は、是非、活用してみてはいかがでしょうか。
ビジネスレターの書き方
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ビジネスレターは、書き順や文章の書き方がとても大事。今回は、どのような順番でどのように書き始めるのか、どのような言葉を選べばよいかなどを詳しくご紹介します。テンプレートを確認しながら、ビジネスレターの書き方をマスターしましょう。
【ビジネスレターの書き方】書き出し①宛て名
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まず初めに書く文章は、ビジネスレターを送る相手の宛て名です。送る相手の会社名を一番上に書きます。株式会社であれば、「（株）×××」ではなく「株式会社×××」と書きましょう。次は送る相手の氏名です。会社名の下に続けて書きましょう。相手先の役職や部署が分かっているときは、氏名の前に書きます。例えば「総務部長×××様」といった感じです。テンプレートのように会社名と氏名を書くときは、その間を一行ほど開けるとバランスよく見えます。
【ビジネスレターの書き方】書き出し➁各位
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送る相手の宛先を記載したら、その下を一行ほど開けて「株主各位」と記載します。これは、同じ文章を多くの人に送る場合のみ。個人的に送る文書であるのであれば、書く必要はありません。
【ビジネスレターの書き方】書き出し➂挨拶
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ここからは、いよいよ文章の書き方です。まず初めは、挨拶から始めることにしましょう。挨拶は、文書を読んでいただく人へ対する最低限のマナーです。これは文書にだけにも限ったことではありません。人と会ったときも必ずするマナーでもあります。また、挨拶は小さいころから大切なことであるということを教わってきた人も多いはず。挨拶は、自分の心を相手に開いているという意味でもあります。挨拶の書き出しとしての例文は、テンプレートのように、「拝啓」が一般的。拝啓の後に「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」と続けるのも良い例文です。
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
【ビジネスレターの書き方】書き出し世④主文
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挨拶を書いたら、次は主文の書き出しの言葉です。一般的な例文は、「さて・・・」「早速ですが・・・」といった、結論から入ります。そういった言葉を選ぶことで、短い言葉で伝えたいことを相手に伝えることができます。あまり、だらだらを文章を並べて、結論の文書を後の方にしてしまうと、読む相手も疲れてしまい伝えたいことが伝わりません。クレームなどのお詫び文であれば、挨拶の後に「この度は、新規お取引のご依頼をいただきありがとうございました」などの例文が、ある程度文書を長くお詫びの言葉を述べるという方法もあります。
このたびは弊社サービス(商品)の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
【ビジネスレターの書き方】結び
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次は、主文である分の結び方です。一般的に用いられる言葉の結びは「つきましては・・・」や「それでは・・・」といった言葉が結びとして多く利用されています。できるだけ早く返事が欲しい場合は、「お手数ですが・・・」や「ご多忙中とは、存じますが・・・」といった言葉が、相手に不快感を与えることなく利用できる結びでもあります。こういった具合に、主文を結んでいきましょう。
【ビジネスレターの書き方】結びの言葉
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主文を書いたら、文書の最後の言葉として結びの言葉を添えましょう。結びの言葉として使用される代表的な言葉は「今後ともご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。」や「今後ともご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。」といった言葉が、これからの取引のことを考え、長く付き合っていくことの意思を表す結びとして最適と言えます。こちらもテンプレートを参考にしてみてください。
【ビジネスレターの書き方】日付
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結びの言葉まで書いたら、次は、文書を作った日付を記載します。日付の書き方は、「平成××年 ×月×日」です。お祝い事のお礼などでは、「平成××年 ×月×日」の後ろに「吉日」と記載するとよいでしょう。
【ビジネスレターの書き方】差出人の住所や氏名
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日付まで記載したら、次は、差出人の住所や氏名を記載しましょう。差出人を書き忘れると、相手側からすれば、誰から届いたものか一切わかりません。差出人の記載をする場合、一番初めに書くのは、自分が勤めている会社名です。送る相手の宛て名を書いたように「株式会社×××」といった感じに書きます。その下には、自分の役職などの肩書を書きましょう。役職などがなければ記載は不要です。役職を書いたらその横に、差出人の氏名を書きます。つまり、自分の氏名です。氏名を書いたら、その下に務めている会社の住所を記載します。郵便番号は、書かなくても大丈夫です。「東京都×××」というように、県名から書き出しましょう。
【ビジネスレターの書き方】注意点
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ビジネスレターというのは、取引をする上ではとても大切なものでもあります。大げさであるかもしれませんが、文書の書き方一つで、人間性を知ることができたり、取引がダメになってしまうことだってあります。そうならないためにもビジネスレターを書く際には、何点か注意点が。まずは、言葉選び。文書を書く際は、敬語を使います。それは、送る相手が、年上だろうが年下だろうが関係ありません。日本語は難しく、敬語には3つの種類があるといわれています。一つ目は、尊敬語。「来る」を「いらっしゃる」「帰る」を「帰られる」といったように変換する言葉です。二つ目は、謙譲語。「話す」を「申し上げる」「来る」を「参る」といったように変換する言葉です。三つめは、丁寧語。「名前」を「お名前」といったように変換する言葉です。言葉一つで相手に与える印象は大きく変わります。間違えないように、最初は辞書でチェックしながら書いてみるというのも、おすすめです。また、あまり長い分もビジネスレターを書く上では、好ましくありません。伝えたい要点をまとめ、簡潔に丁寧に伝える。それが、ビジネスレターを書く上での最良の書き方でもあります。
ビジネスレターの書き方！書き出しと結びの例文やテンプレートを紹介。のまとめ
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ビジネスレターの書き方をご紹介しました。ビジネスレターは、新しい取引やお詫びの手紙としても利用できます。ビジネスレターを出すことで、その会社の信頼性も上がり、社員としても会社から好評を得ることができることでしょう。また、ビジネスレター次第で、取引が左右されることもあります。おかしな文書だったあり、相手に伝わりにくい文書であっては、自分の思いを伝えることができません。言葉というものは、難しいものです。自分が思ったことを相手に伝わりやすくするために、文書の書き方だけでなく、言葉の勉強も心がけましょう。
