便箋の使い方のルールとマナー
便箋や封筒を使用して手紙を書く際、ルールやマナーに気をつけなければなりません。便箋や封筒にも種類があり、それぞれで異なるルールやマナーがありますので、確認しておきましょう。
ビジネスで使用する便箋は、色付きや柄の入っているものは使用しないのがルールとなっています。罫線が縦に入った白色無地タイプのものは、全ての手紙に使用してもマナー違反にはなりません。
罫線が横に入った便箋はビジネスで手紙を書く際にも使用できますが、改まった文章を書く場合は縦書きにしましょう。マナー違反になる場合もありますので、注意が必要です。
便箋の折り方のルールとマナー
便箋の折る際、封筒の形や便箋の罫線によって折り方のルールやマナーが異なります。普段、友達や家族に手紙を出す場合気にする人は少ないでしょう。
しかしビジネスにおいて、個人での付き合いではなく会社同士の付き合いになるので、ルールやマナーはしっかり守らなくてはなりません。ビジネスや日常生活における正しい便箋の折りを把握しておきましょう。
便箋を使用して手紙を書く場合の、折り方の基本ルールは、三つ折りです。三つ折りにする理由は、折り目をなるべく少なくし、相手が手紙を開いたときに文字を読みやすいようにするためです。ビジネスでだけではなく、一般的にも三つ折りが基本となります。
ビジネスで役立つ便箋の折り方①縦型封筒(三つ折り)
三つ折りの方法
便箋の上下には決まりがありますので間違えないようにしましょう。書き始めが右下にくるようにします。文書の書いた表側が見えるようにし、手紙の書き始めの角を持って上の辺に揃え、三角の形になるように浮かしてポイントを見つけます。
書き始めの角がきたポイントを覚えておき、1度手紙を開きます。覚えておいたポイントに手紙の左上の角を合わせて谷折りします。
折り目が付いたら1度開きます。手紙の下部の辺を先程付けた折り目の線に合わせ谷折りします。開いていた手紙の上部を谷折りして三つ折りの完成です。
封筒への入れ方
縦型の封筒へ三つ折りの手紙を封入する場合、自分から見て手前の右上に便箋の右上の端がくるようにしましょう。手紙をもらった相手が出して開いた時に、上下が逆さまにならないためです。
手紙の書き方や折り方、封筒の入れ方のルールやマナーはひとまとまりで覚えておきましょう。ビジネスでは特に必要な知識です。
ビジネスで役立つ便箋の折り方②縦型封筒(四つ折り)
細いタイプの封筒の場合、便箋を四つ折りにしてもマナー違反にはなりません。しかし、会社で扱う封筒は便箋が三つ折りの状態で封入できるものを準備しましょう。
折り始めの便箋の置き方は、三つ折りと同様です。右側と左側の角を合わせて、左側を右側にかぶせるように谷折りすると真ん中に折り目が付きます。
半分に折ったら、もう1度角を合わせて左側を右側にかぶせるように谷折りすると四つ折りの完成です。封入の仕方は、三つ折りの入れ方と同様です。
ビジネスで役立つ便箋の折り方③横型封筒(縦罫線)
横型封筒を使用するときの便箋を封入すための折り方は、縦罫線の便箋の場合と横罫線の便箋の場合で異なります。縦罫線の場合も横罫線の場合も四つ折りにしますが、折り方が多少異なりますので確認しておきましょう。
文章の書き始めが右下にくるように置きます。上の左右の角を下の左右の角に合わせるように谷折りをします。次に左側から右側へ角を合わせながら谷折りをします。
四つ折りの場合の封入方法は縦型の封筒とは異なります。手紙の書き出しが自分から見て左上の奥にくるようにして封入します。
ビジネスで役立つ便箋の折り方④横型封筒(横罫線)
横罫線の場合、手紙の書き出しが右下にくるように置くのは縦罫線と同じです。左側の左右の角と右側の左右の角を合わせながら谷折りします。
次に下側から上側の角に合わせながら谷折りして完成です。封筒へ入れる際は、縦罫線と同様の封入方法を使用してください。どの折り方も、手紙の角を合わせてから折り目を付けると良いでしょう。
2枚以上の便箋の折り方
便箋や封筒の種類は、手紙の内容によってルールやマナーが異なります。弔事の手紙の場合、便箋は1枚におさめ、2重の封筒は避けましょう。
手紙を送る際の枚数のマナーは2枚です。文章が短い手紙でも、同じ何も書いていない白紙の便箋を重ねて封入しましょう。
【まとめ】気持ちの良い手紙のやり取りを！
手紙のルールやマナーは、相手への配慮や考慮から作られています。あまり手紙を書くことのなくなった現代でも、覚えておいて損はありません。
ビジネスや改まった手紙だけでなく、親しい間柄の人へ手紙を書く場合もルールやマナーを守って、気持ちよく手紙のやり取りを行いましょう。
