Fax送付状の作成時のマナーや書き方を紹介します。
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個人間では頻度は少なくなってきたかもしれませんが、ビジネスではFaxはまだまだ現役ですよね。この記事では、Faxを相手に送るときのマナーを紹介します。
基本的なマナーとして、Faxを送るときには、Fax送付状が必要です。この送付状がないFaxは、いったい誰に宛てたものなのか、内容はなんなのかが相手に伝わらず、迷惑をかけてしまうだけでなく、情報の疎通ができなくなってしまいます。そのくらいFax送付状はマナーであり、相手に確実に情報を伝えるものなのです。ここから、Fax送付状を作成する際の基本的な書き方や、マナーを紹介します。
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Fax送付状の作成時の書き方、マナー① 日付は必ず明記する。
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一つ目のマナーは、Faxを送信した日付を必ず明記する点です。Faxに日付の明記がないと、一体いつ頃送られてきたFaxなのか相手が分からず、こちらが送ったと思っていても、相手は分かっていないというトラブルの元になってしまいます。
書き方としては、日付だけでなく、年も入れるのがポイントです。仮に年を記載していれば、同じ日付のFaxが見つかっても、すぐにいつ送られてきたのが分かります。場所はFaxの右上に記載するのが一般的です。
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Fax送付状の作成時の書き方、マナー② 相手の名前も明記。
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二つ目のマナーは、基本的ですが送信先の相手の名前も明記しましょう。個人間でなく会社間でやり取りする場合には、送信先の会社名も明記します。ここでの注意点ですが、会社名の漢字や相手の名前の漢字などを間違えると、マナー的にも非常にまずいため、もし名刺をもらっている際には、しっかりと名刺を確認して、書き方だけでなく字にも誤りがないように入力しましょう。敬称にもマナー、書き方があります。書き方は、以下を参考にしてください。
株式会社などは（株）などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。
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Fax送付状の作成時の書き方、マナー③ 挨拶の一文も添えましょう。
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メールなどでも同様ですが、Faxにもあいさつ文が入ります。その際にも頭語と結語を忘れずに入れましょう。書き方として、頭語は、あいさつ文の初めに、結語は、あいさつ文の終わりに入れます。
結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。 ビジネス文書では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。 その後、挨拶文が入ります。
Fax送付状の作成時の書き方、マナー④ 送信ページ数。
パソコンやスマホ上ではなく、紙媒体でやり取りするFaxは、何ページ送信したのかを明記するのが非常に大切です。もし何ページ分送ったのから書かれていないと、相手がFaxの中の大切な1ページを見落としてしまうかもしれませんし、相手に何ページ分送ってきたのか確認させてしまう手間が生じます。書き方としては、送付状の一番最後にページ数を書き入れるのが一般的です。
Fax送付状は手書きの方が良いのか、NGなのか。
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ここまで、Fax送付状の基本的な書き方を紹介してきましたが、送付状は手書きなのかタイピングなのかを迷う場合もありますよね。
結論から言うと、手書きでなければいけない、もしくはタイピングでなければいけないという決まりはありません。しかし、ビジネス上か、個人間でのやり取りかで、手書きかタイピングかは変わってきます。
一般的にビジネスでは、手書きではなくタイピングの方が無難です。せっかく書き方が合っていても癖の強い字を書く人だと、相手にうまく伝わりません。そのため、相手に確実に情報を伝えたい時は、手書きは避けた方が賢明です。
一方で個人間でのやり取りの場合は、手書きでも問題ありません。個人の好みにもなりますが、タイピングはフォーマルすぎて堅苦しいと感じる人もいるようです。そのため親しい個人にFaxを送るときは手書きにしてみても良いでしょう。
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Fax送付状の作成時の書き方、マナー まとめ。
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今回は、Faxを送るときに必要なFax送付状の基本的な書き方やマナーを紹介しました。主に、送信日時や相手の名前、ページ数など、Faxの基本的情報などを盛り込むのがポイントです。「いまさら誰かには聞きにくい！」と感じた人は、是非参考にしてみてください。
