仕事を効率化する方法おすすめ厳選！自己管理を徹底してロスを減らそう！

ロスが多い？仕事の効率が悪い原因は？

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日々の仕事で何だか効率が悪い、なぜか自分だけ仕事が終わるのが遅い…そう思うことはありませんか？できれば短時間で仕事を終わらせたいものですが、仕事の効率が悪い原因は何なのでしょうか。仕事の効率が悪いということは何かしらの“ロス”が発生しているということ。まずは、仕事が効率化されない原因として挙げられる“7つのロス”について詳しく見ていきましょう。

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仕事の効率が悪い原因① 情報ロス

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まず挙げられるロスは情報ロスです。仕事に取り組むにあたっての情報が十分に伝わっていないこと、上司や他人からの指示を待っていることで発生するロスです。作業手順やスケジュール感がきちんと情報として伝わっていないことが原因で仕事の効率が悪くなってしまいます。

仕事の効率が悪い原因②作業ロス

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作業ロスが重なると仕事の効率も大幅に悪くなってしまいます。やらなくても良い仕事をしていたり、完成した仕事に不足があったり、他部署と重複して同じ作業をしてしまったり…。パソコンのソフトで自動化できる仕事もわざわざ手作業で行っていたりと、自分の仕事を見直してみると意外と作業ロスは多いかもしれません。

仕事の効率が悪い原因③物流ロス

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仕事に必要な情報や書類の伝達に時間がかかってしまうことを物流ロスと表現します。自分のデスクや社内全体のレイアウトが悪いことによって余計な時間や手間がかかってしまうとロスが発生します。これには自分自身の問題だけではなくオフィス環境も関わってきます。

仕事の効率が悪い原因④停滞ロス

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仕事が計画通りに進まず納期を守れない場合にも業務が停滞してしまいます。仕事を途中で中断してしまったりスケジュール管理がしっかりできていないとこの停滞ロスが発生します。

仕事の効率が悪い原因⑤能力ロス

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自分の能力不足により必要以上に時間をかけてしまう、計画道理に進まないといった場合にもロスが生じます。仕事に不慣れな新人にありがちなロスです。また、その人でなければ仕事にならないというのも能力ロスに含まれます。

仕事の効率が悪い原因⑥ 品質ロス

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作業ミスや判断ミスにより仕事の完成度が求められるクオリティに達しないことを品質ロスと呼びます。社内でしっかりコミュニケーションが取れていないことでも作業ミスや判断ミスが生まれ品質ロスに繋がってしまいます。何度もやり直すことになるのも品質ロスの一つです。

仕事の効率が悪い原因⑦時間ロス

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仕事の効率が悪くなる原因では時間ロスも大きな割合を占めています。例えば会議の時間が必要以上に長くなってしまうのも時間ロスです。自分の仕事が終わって手が空いているのに他の人の手伝いができなかったり、次の仕事に取り掛かれないでいる状態も時間ロスになります。

仕事を効率化する方法おすすめ厳選！徹底した自己管理でロスを減らす

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上記のロスに自分で気付くことでロスを減らし、自己管理を徹底して仕事の効率をアップすることができます。ここからはロスを減らして仕事を効率化するおすすめの方法をご紹介したいと思います。ちょっとした工夫・コツを押さえて仕事を効率化させることができますよ。

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仕事を効率化する方法おすすめ①期限を守る

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仕事が締め切りに間に合わない、納期に間に合わないということは誰にでも起こりうることですが、そうならないためのコツはスケジュール管理を徹底することです。上手くスケジュール管理ができていれば締め切り日から逆算して計画を立てることができるので、期限が守れないということもなくなるはずです。締め切り日までのスケジュール管理をしっかり行い、今日一日でやるべきタスクを管理することで仕事を効率化して期限も守れるようになります。

仕事を効率化する方法おすすめ②重要な仕事は朝行う

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脳科学的に最も脳が効率的に働くのは朝起きてからの3時間だと言われています。重要な仕事は後回しにするのではなく、脳が働いて集中力が高まる朝のうちに取り掛かるのが仕事を効率化させるコツです。もちろん朝一番に重要な仕事に取り掛かるためにはスケジュール管理がしっかりできていないと無駄が発生してしまうので、前日までに朝イチで取り掛かる仕事を整理しておくことも効率アップのコツです。

仕事を効率化する方法おすすめ③単純作業は夕方に

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重要な仕事は朝のうちからスタートするのがおすすめですが、集中力が途切れやすくなる夕方には単純作業を行うようにするのがおすすめ。単純作業ではあまり頭を使わなくても済むため、もし夕方に気持ちが緩んできたら単純作業を行うと仕事の効率アップにも繋がります。一日のスケジュールを立てる時に朝の時間帯と夕方の時間帯で行う仕事を決めておくのも良いでしょう。

仕事を効率化する方法おすすめ④デスク・身の回りの整理整頓をする

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職場の机の上や引き出しがごちゃごちゃしていて必要な書類を探すのにも一苦労…なんてことはありませんか？パソコンのフォルダもきちんと整理できていないと必要なファイルやデータを見つけるのに時間がかかってしまいますよね。それだけでも大きなロスになりますし、やるべき仕事がどんどん遅れていってしまいます。もし書類やデータを探すのに時間がかかっていると感じる場合は一度自分のデスクや身の回りを見直してみましょう。机の上に置く物と引き出しの中に入れる物を整理し、特に引き出しに入れる物は各引き出しごとに役割を決めておくと探し物をするにも分かりやすくなります。整理整頓をすることがロスを減らすコツです。

仕事を効率化する方法おすすめ⑤仕事の優先順位を付ける

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スケジュール管理を徹底することは繰り返し触れていますが、仕事に優先順位を付けることでも仕事の効率化に繋がっていきます。仕事を効率化させるコツは、任された仕事の重要性と緊急性を確認して優先順位を付けて取り組むようにすること。複数の仕事があると何から手を付けて良いのか分からないといった状況にも陥りがちですが、落ち着いて優先順位を付けるようにすればそれぞれの仕事も期限に遅れず完了させることができます。きちんと締め切りを守ることにも繋がるので、仕事に振り回されていると感じた場合には一つ一つの仕事に優先順位を付けるようにしてみてください。

仕事を効率化する方法おすすめ⑥一つのことにとらわれ過ぎない

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何か一つのことにこだわり過ぎてしまうと余計な手間や時間がかかり仕事の効率も悪くなってしまいます。資料を作っている時に内容以上にフォントや文字の大きさ、デザインなどにこだわり過ぎてしまっている場合は要注意。スケジュールを組み立てたら、それに合わせてあまり一つのことにこだわらないよう工夫するのも仕事の効率化のコツです。自分がこだわっていることがそれほど重要なものなのかどうか、改めて考えてみてはいかがでしょうか。

仕事を効率化する方法おすすめ⑦時には休憩を挟む

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仕事の集中力を高めるために大切なのが適度に休憩を挟むこと。仕事をしていて集中力が落ちてくるとダラダラとしてしまいがちですが、そんな時には甘い物を食べたり好きな音楽を聴いたり、軽くストレッチするなどしてリフレッシュするのがおすすめです。休憩を挟むことで集中力が回復し、仕事も効率良く進ませることができるはずです。休憩時間もダラダラ過ごしてしまってはロスが発生してしまうので、休憩の時間をしっかり決めておくことも大切なコツです。